Как использовать электронную подпись и где ее скачать: вход на Госуслуги по ЭЦП

Что это такое

До этого полезного изобретения предпринимателям, другим юридическим и физическим лицам требовалось личное присутствие для заполнения любой документации. С внедрением информационных технологий появилась возможность сертифицировать документы удаленно. Это значительно упрощает жизнь и ускоряет многие бизнес-процессы.

Цифровая запись, представляющая собой индивидуальный штамп доверия, представляет собой комбинацию паролей и символов. Он генерируется специальными программами и находится в файле, прикрепленном к основному.

Сегодня он упоминается во всех случаях и служит полноценным эквивалентом личной подписи.

Среди преимуществ:

• высокий уровень надежности и защиты от подделок;
• вы можете подать документацию без личного визита в государственные и другие органы;
• возможность участия в государственных закупках и тендерах, это обязательное условие для всех участников.

Для предпринимателей цифровой персональный код позволяет в несколько раз ускорить подачу документов, открывает доступ к госзакупкам.

Что потребуется, чтобы подписать документ ЭЦП (эл подписью)

В первую очередь необходимо оформить соответствующий сертификат. Он выпускается быстро и не требует длительного сбора информации. Оформить его можно в личном кабинете налогоплательщика, в удостоверяющем центре или в МФЦ.

Далее потребуется компьютер с операционной системой Windows или MAC. Вы можете попробовать настроить Linux, однако, в зависимости от версии, это возможно далеко не всегда.

Следующим шагом будет установка программного обеспечения. Это так называемые приложения криптографической защиты информации для криптографической защиты информации. В России в основном используются многие:

• КриптоПро CSP»;
• Сигнал-ком CSP;
• Lissy CSP»;
• Vipnet CSP.

Конкретно, какое программное обеспечение вам нужно, вы можете уточнить в МФЦ или при получении сертификата подписи. Им также следует опубликовать напоминание о настройках, которые потребуются для создания электронной подписи. Выбранная программа, установленная на вашем компьютере, создает в контекстном меню специальный ярлык, который позволяет вам позже быстро зарегистрироваться одним щелчком мыши.

Для работы с формой вам понадобится Acrobat Reader или Adobe Acrobat и, собственно, сама док-станция PDF.

Как поставить электронную подпись (ЭЦП) в документе на базе Office

Это первый вариант, который понадобится для некоторых типов программного обеспечения. Скачать его можно с официального сайта госуслуг или у производителя данного ПО. Установка автоматизирована и не занимает много времени. Единственное, если на вашем компьютере уже была установлена ​​другая версия, вам нужно будет полностью удалить ее с помощью контекстного меню, тогда вам нужно будет установить новое программное обеспечение.

Для формата Word и Excel

Большинство компаний до сих пор распространяют документы в этом формате. Например, контракты или претензии, формы для государственных органов и т.д. Если вы используете этот формат, вам потребуется специальное программное обеспечение, совместимое с конкретной версией. Также стоит помнить, что, сертифицировав документы, созданные в Word 2007, вы сможете проверить их подлинность только в аналогичной программе.

В офисном ПО есть стандартный функционал «Подписать документ», но он не имеет юридической силы. Поэтому необходимо специальное расширение, например CryptoPro Office Signature или любой другой KSZI.

Сначала скачайте программу и установите ее, затем скачайте специализированный модуль для Office. Когда все будет сделано, в самом Word и Excel перейдите во вкладку «Инструменты», затем выберите «Параметры», затем «Безопасность», там уже будут «Цифровые подписи». Им нужно будет только указать, что подписывать, используя соответствующее программное обеспечение и сертификат.

Как расписаться в электронном документе формата PDF

Если вам нужно сертифицировать PDF-док, здесь подойдет отдельная форма. Для начала важно, чтобы на вашем компьютере был установлен Adobe Reader или Acrobat, что позволит вам работать с файлами этого типа. Затем устанавливается специальный плагин, совместимый с этой программой, например CryptoPro PDF. Модуль поставляется в комплекте с Ридером, его использование бесплатное. В других случаях вам нужно будет приобрести лицензионную версию по окончании пробного периода.

Затем настройте параметры, которые позволят вам использовать сертификат. Для этого скачайте и настройте версии для Reader — DC и Acrobat — Pro.В отличие от Office, вам не придется долго искать функции меню. В верхней командной строке будет специальный пункт, поэтому остается только подписать и отправить в нужный орган.

Что делать, если вы получили КЭП до 1 июля 2021 года

Список продуктов информационной безопасности, сертифицированных ФСБ

Перечень средств защиты информации, сертифицированных ФСТЭК

Если вы получили электронную подпись до 1 июля 2021 года, убедитесь, что ваш удостоверяющий центр аккредитован по 476-ФЗ. Если вы не получите аккредитацию по новым правилам до 31 декабря 2021 года, с 1 января 2022 года, ваш CEP утратит силу, и вам придется его сменить.

Чтобы проверить ЦС, найдите его в списке и посмотрите, когда он был аккредитован. Если после 1 июля 2020 года, значит, он прошел аккредитацию по 476-ФЗ.

Уточнение новых требований → письмо Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации № OP-P15-085-33604 от 10.08.2021

Когда вы получили CEP	Аккредитация вашего CA при регистрации CEP	Что делать
До 1 июля 2021 г	Зачислено по 476-ФЗ	Проверьте список, чтобы ЦС успел пройти аккредитацию до 31 декабря 2021 года. Если у вас есть время, вы можете продолжать использовать CEP до истечения срока его действия. Если у вас нет времени, вам нужно будет получить новую подпись в налоговой инспекции 1 января 2022 года, даже если срок действия старой еще не истек.
Прошла аккредитацию по 476-ФЗ	Работайте с КЭП до истечения срока его действия. Когда срок истечет, получите новый CEP в налоговой инспекции.
После 1 июля 2021 г	Зачислено по 476-ФЗ	Ваш CEP считается недействительным, и его необходимо срочно изменить. Например, вы получили CEP 2 июля 2021 года, а ваш CA был аккредитован 2 августа 2021 года. Это означает, что до 2 августа он не имел права выдавать CEP и должен быть изменен.
Прошла аккредитацию по 476-ФЗ	Если на момент получения CEP CA был аккредитован в соответствии с новыми правилами, можно будет сотрудничать с CEP до истечения срока его действия. Когда срок истечет, получите новый CEP в налоговой инспекции.

В следующей главе

В третьей главе «Бухгалтерский учет и электронный документ» вы узнаете все о формах и форматах первичного электронного учета. Какие документы можно и также удобно обменивать в электронном виде, и какие документы имеют смысл только в бумажной форме.

Использование ЭП в частной жизни

С квалифицированной электронной подписью люди могут:

• Получите доступ к полному набору сервисов портала государственных услуг, для которых вам необходимо подтвердить свою личность. Например, подать налоговую декларацию по форме 3-НДФЛ без посещения налоговой инспекции.
• Подайте заявку в университет через Интернет. Абитуриент может подать заявление о приеме в любой вуз России в электронном виде. Этот документ должен быть заверен электронной подписью. Эта статья содержит подробную информацию о том, как поступить в колледж.
• Поддерживайте обмен электронными документами с работодателем. Согласно недавним поправкам в Трудовой кодекс Российской Федерации, официальное оформление трудовых отношений возможно без личного контакта с работодателем.
• Воспользуйтесь другими онлайн-сервисами: зарегистрируйте сделку с недвижимостью на сайте Росреестра, подайте заявку в Роспатент на получение патента на изобретение, подайте заявку на онлайн-кредит и т.д.

Если вам интересно из чего состоит ЭП и как подписывается электронный документ

В предыдущей главе мы обнаружили, что электронная подпись (ЭП) — это особый атрибут документа, который позволяет нам установить авторство документа и подтвердить его неизменность. При запуске электронного обмена документами необходимо приобрести сертификат ЭП. Итак, у обладателя подписи в руках:

• Сертификат ЭП, подтверждающий принадлежность подписи конкретному лицу;
• Ключи подписи: набор секретного (частного) и открытого ключей. Когда вы подписываете документ, создается шифр. То, что мы зашифровываем закрытым ключом, можно расшифровать соответствующим открытым ключом и наоборот.

Рассмотрим подробнее механизм подписания документа.

Весь сложный процесс подписания и проверки электронной подписи реализуется с помощью специальных программ (средств защиты криптографической информации). Электронная подпись формируется в результате преобразования информации с помощью секретного ключа и содержит зашифрованное изображение документа, поэтому сразу после подписания можно определить, изменился ли документ.

Вам, как бухгалтеру, не нужно углубляться в детали предыдущего абзаца. Электронная подпись часто хранится на специальной «флешке» (eToken). В целях безопасности содержимое носителя защищено пин-кодом, который известен только вам.

Сам процесс подписания довольно прост, вам нужно вставить «флешку» в компьютер и нажать кнопку «подписать».

Подытожим

Если вы получили сертификат CEP до 1 июля 2021 года, проверьте, аккредитован ли ваш сертификационный центр по новым правилам. Если аккредитован, работайте с КООС до истечения срока его действия, затем получите новый. Если нет, проверьте список, чтобы удостоверяющий центр успел пройти аккредитацию до 31 декабря 2021 года. Если у вас нет времени, вам нужно будет получить новую подпись в налоговой инспекции с 1 января 2022 года.

Если вы собираетесь получить CEP до 31 декабря 2021 года, у вас есть два варианта: получить бесплатную подпись в Федеральной налоговой службе или платную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Если вы хотите получить подпись удостоверяющего центра, убедитесь, что при выдаче КЭП он аккредитован по закону 476-ФЗ — иначе подпись не будет действительной.

С 1 января 2022 года индивидуальные предприниматели и организации, не занимающиеся кредитованием и финансированием, смогут получить КЭП только в налоговой инспекции и ее доверенных удостоверяющих центрах. Сотрудникам, подписывающим корпоративные документы, необходимо будет получить подписи физических лиц и электронные доверенности.

С 1 января 2022 года финансовые учреждения получат КЭП от ЦБ РФ.

Следите за выходом новых статей в телеграм-канале «Жизы» Опубликовано 8 сентября 2021 г. Твитнуть Поделиться Поделиться Отправить

КАКОЙ ЭП ПОДПИСЫВАТЬ ДОКУМЕНТЫ?

Организация может использовать разные типы электронных подписей для подписания различных документов. Какая электронная подпись должна быть поставлена ​​на конкретный документ организации, указано в таблице 2.

Как получить КЭП в налоговой

Шаг 1. Приобретите курьера для КООС.

Носитель электронной подписи или токен — это устройство в виде USB-накопителя для хранения ключа подписи. Ключ — это код, который содержит информацию о CEP в зашифрованном виде.

Виды активов финансовых организаций, в отношении которых ЦБ должен быть получен ЦБ РФ → ст. 76.1 Закона 86-ФЗ

Носители должны быть сертифицированы Федеральной службой по техническому и экспортному контролю России (ФСТЭК) или ФСБ России и иметь USB тип А. Например, Рутокен-С, Рутокен-Lite, JaCarta, E-Smart, Рутокен ЭЦП, JaCarta ГОСТ, E-Smart ГОСТ.

Если у вас уже есть поддержка и она соответствует требованиям, вы можете ее использовать.

Шаг 2. Подготовьте документы:

• Паспорт РФ.
• СНИЛС.
• Медиа-документы. Вам понадобится сертификат соответствия от вашего оператора ФСТЭК или ФСБ России. Его можно найти на сайтах ФСТЭК, ФСБ России или производителя оператора связи для КЭП.

Если вы используете носители со встроенной криптографической защитой информации (CIPF), такие как Rutoken EDS, JaCarta GOST или E-Smart GOST, вам также понадобится форма на CIPF. Как его получить, подскажет производитель.

Шаг 3. Подайте заявку на участие в программе CEP.

заполнить и подать заявление можно через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. Если вы руководитель организации — через личный кабинет налогоплательщика для физических лиц. Если ИП — через лицевой счет налогоплательщика для ИП.

Шаг 4. Назначьте встречу в ФНС. Выберите из списка отдел ФНС, в котором вам будет удобно получить КЭП и записаться на прием. Сделать это можно через личный кабинет налогоплательщика, воспользовавшись услугой «Онлайн-запись на проверку» или по телефону. Телефон инспекции в вашем регионе можно найти на сайте ФНС.

Шаг 5. Получите подпись в выбранном отделе ФНС. Возьмите с собой на прием курьера CEP и все необходимые документы. Налоговик проверит документы и, если все в порядке, запишет ключ подписи и сертификат на держателе. Сертификат подтверждает, что ключ подписи принадлежит вам. Регистрация займет не более 15 минут.

Готовый! Вы получили подпись. Чтобы использовать его, загрузите программное обеспечение CryptoPro CSP на свой компьютер и установите сертификат подписи.

Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) может использоваться во всех вышеперечисленных случаях с учетом ограничений номенклатуры документа, который подписан этим сертификатом.

В этом случае обмен документами происходит на площадке оператора электронного документооборота (ЭДО) и все действия по использованию ЭДО регулируются оператором. Плохая новость в том, что вам придется платить за каждый документ, отправленный через оператора (обычно применяется оплата за объем).

Желательно заранее проанализировать, с кем организация будет обмениваться документами и какого оператора EDI использует большинство партнеров для максимального эффекта от перехода на электронный документооборот.

Бюджет проекта внедрения UKEP также увеличился из-за количества сотрудников, которым требуется сертификат. Средняя стоимость справки может варьироваться от 3 до 5 тысяч рублей в год. И, скорее всего, такая подпись не нужна всем сотрудникам организации. Чтобы узнать документ или подтвердить факт утверждения, достаточно простой электронной подписи или неквалифицированной усиленной. Квалифицированный сертификат, как правило, нужен только тем сотрудникам, которые уполномочены подписывать документы, отправляемые за пределы организации: первое лицо организации, главный бухгалтер, руководители отделов и т.д.

Для большей надежды на защиту в подпись может быть включена информация о том, когда документ был подписан (так называемая временная метка). Время подписи получают в специализированных центрах отметок времени, которые считаются точными и надежными источниками времени. Такая электронная подпись называется усиленной. Большинство современных средств криптографической защиты информации поддерживают работу с улучшенными квалифицированными и неквалифицированными подписями, а аккредитованные центры сертификации, которые выпускают сертификаты, часто предоставляют услуги по предоставлению меток времени своим клиентам.

В основном такая подпись требуется для:

• Главный управляющий
• Главный поверенный
• Главный бухгалтер
• Другие сотрудники, уполномоченные подписывать документы от имени компании

Требуемая инфраструктура:

• СЭД с поддержкой интеграции с системой криптографической защиты информации
• CIPF

Остаток средств:

• От 1000 руб. В год за получение квалификационных аттестатов * количество сотрудников.
• От 2700 руб. За клиентские компоненты средства криптографической защиты информации * количество сотрудников.
• От 5 рублей * количество документов, передаваемых через оператора ЭДО внешним контрагентам.

ВИДЫ ЭП

Есть два типа EP: простые и расширенные. Расширенный EF может быть неквалифицированным и неквалифицированным. В таблице 1 приведены характеристики всех ЭС.

ПРОСТОЙ EP

Простая электронная подпись создается через компьютерную систему, в которой она используется. Эта подпись лишь подтверждает, что ее создал конкретный человек. Простая электронная подпись — это пароли, коды и другие простые средства идентификации.

Простая электронная подпись эквивалентна собственноручной (следовательно, документ с такой подписью приобретает юридическую силу), если это регулируется отдельным нормативным актом или между участниками управления электронным документом заключено соглашение (далее — EDM), где сказано:

• правила, по которым определяется обладатель электронной подписи;
• обязанность пользователя сохранять конфиденциальность ключей (например, пароль в паре логин-пароль или SMS-код).

Простая электронная подпись используется в банковских операциях, на портале госуслуг, на сайте Пенсионного фонда России, для аутентификации в информационных системах и для заверения документов в рамках корпоративной ЭДО.

Защищенная неквалифицированная ЭС создается с помощью специального программного обеспечения с использованием криптографического шифрования. Выдается в удостоверяющем центре (далее — УЦ). Для его получения необходимо отправить:

• паспорт (для физического лица);
• учредительные документы (при наличии у организации);
• доверенность (если заявление подает доверенное лицо).

После проверки документов заявитель получает сертификат ЭП и два ключа усиленной неквалифицированной ЭП: закрытый и открытый. Сертификат ES должен указывать соответствие между открытым ключом и секретным ключом и владельцем расширенного неквалифицированного ES.

Закрытый ключ ES хранится на специальном ключевом носителе с PIN-кодом или на компьютере в виде зашифрованного файла формата. С его помощью владелец генерирует электронные подписи, которыми подписывает документы.

Открытый ключ ES доступен всем, с кем его владелец ведет EDI. Он связан с закрытым ключом SE и позволяет всем получателям подписанного документа проверить подлинность SE.

Эта подпись может использоваться для подписания документов с бумажным штампом. Участники EDF должны заключить между собой соглашение о правилах использования усиленной неквалифицированной электронной подписи и взаимном признании ее юридической силы. Это необходимо для того, чтобы электронные документы, заверенные такой подписью, считались эквивалентными бумажным документам с собственноручной подписью.

Юридические лица используют расширенную неквалифицированную ЭП:

• внутри организации или при обмене электронными документами с проверенными контрагентами (при наличии договора третьей стороны, подтверждающего юридическую силу такой подписи);
• при участии в официальном аукционе;
• при покупке товаров или работ.

УСИЛЕННЫЙ КВАЛИФИЦИРОВАННЫЙ EP

Расширенная квалифицированная электронная подпись — это наиболее регулируемый государством тип подписи.

Расширенная квалифицированная электронная подпись выдается в аккредитованном ЦС. Для его получения необходимо заполнить заявку и предоставить:

• паспорт и СНИЛС (индивидуальный);
• учредительные документы (юридическое лицо);
• заверенная выписка из Единого государственного реестра юридических лиц или ЕГРИП (для участия в аукционе), выписка должна быть оформлена не более 6 месяцев назад;
• доверенность (если заявление подает доверенное лицо).

Срок изготовления усиленной квалифицированной электронной подписи — два рабочих дня.

Как и усиленная неквалифицированная цифровая подпись, она создается с использованием криптографических алгоритмов и основана на ключевой инфраструктуре.

Код клавиши — это длинная и сложная строка чисел и символов длиной до 256 бит. Электронный ключ невозможно запомнить или набрать, поэтому он сохраняется на цифровом носителе. Ключи расширенной квалифицированной цифровой подписи должны храниться на токене с USB-разъемом или смарт-картой. Эти цифровые носители защищены паролем и сертифицированы в соответствии с требованиями Федеральной службы по техническому и экспортному контролю России и ФСБ России.

Квалифицированные ES с повышенным уровнем квалификации должны иметь квалифицированный сертификат ключа проверки ES в бумажном или электронном формате. Справка подтверждает подлинность подписи, которая может быть оспорена только по решению суда. Срок действия аттестата определяется аккредитованным УЦ, а его состав — приказом ФСБ России № 795 от 27 декабря 2011 г.

Сертификат содержит информацию об уникальном номере, сроке действия и личных данных держателя усиленной квалифицированной электронной подписи. Дополнительно сертификат может содержать:

• точное название фондов ЧС;
• информация о удостоверяющем центре, выдавшем сертификат;
• список ограничений на использование электронной подписи;
• ключ для проверки.

Расширенная квалифицированная электронная подпись — это подпись, придающая документам юридическую силу без дополнительных условий. Документы, подписанные этой подписью, приравниваются к документам, подписанным вами собственноручно, и используются в документах, сопровождающих любые правоотношения. Исключение составляют случаи, когда законодательство требует представления документов только на бумажном носителе с оригинальной подписью.

Применяется усиленный квалифицированный ЭП:

• при отчетности в контролирующие органы;
• в работе с государственными информационными системами;
• работа с интернет-ресурсами;
• при участии в качестве поставщика и покупателя в электронной коммерции;
• при обмене оформленными документами с ФНС России;
• для ЭОД внутри организации и с контрагентами;
• для оформления удаленных трудовых отношений.

ПРЕИМУЩЕСТВА УЛУЧШЕННОГО ЭЛЕКТРИЧЕСТВА

1. Код, сгенерированный с помощью программы, не может быть сохранен или воспроизведен повторно, поэтому подделать усовершенствованную электронную подпись практически невозможно.
2. Надежная подпись позволяет точно определить, когда был создан документ.
3. После подписания документа расширенной электронной подписью в него невозможно вносить изменения (даже в отношении автора документа): любые попытки внести их будут отражены в расшифровке.
4. Расширенная электронная подпись позволяет отправлять документы по электронным каналам без передачи информационного сопровождения.
5. Расширенный сертифицированный документ ES передается получателю за секунды, и все участники EDF имеют равные возможности трудоустройства, независимо от их местонахождения.
6. Риск потери документов при электронном обмене намного ниже, чем при передаче бумажных документов.

Установить отдельную программу

Вышеуказанные варианты подходят только для подписания документов в определенном формате. Для видео, фотографий, электронных баз данных и других материалов вам понадобится не плагин, а отдельное программное обеспечение. Все программы KSZI имеют разные версии с разным функционалом, подходящие для некоторых типов расширений. Есть демонстрационный период, в течение которого все функции доступны бесплатно, а затем необходимо приобрести лицензию.

Вы можете подписаться либо из самой программы, либо выбрав значок в контекстном меню. При выборе занятия программа предложит:

• отметить файл или заверить всю папку, файловое хранилище;
• будут онлайн или созданы отдельно;
• название и тип сертификата.

При этом следует учитывать, что при использовании программы в бесплатной базовой версии будет доступна только стандартная цифровая версия, без возможности проверки статуса и времени подписи.

Как подписаться электронной подписью с помощью программы ViPNet CryptoFile

Это один из наиболее часто используемых инструментов для удаленной сертификации документальных файлов. Однако для использования этой программы вам необходимо настроить рабочую среду. Это требует:

1. Скачайте утилиту с официального сайта в разделе товары и услуги. Выбираем необходимую услугу, версию и скачиваем установочный файл. Чтобы начать загрузку, потребуется короткая регистрация, заполнив форму, указав свое полное имя, адрес электронной почты и согласие с условиями использования. Ссылка для начала загрузки будет отправлена ​​на вашу электронную почту.
2. Запускаем дистрибутив, после этого откроется инструкция по установке, следуя которой нужно установить программное обеспечение. Интуитивно простой интерфейс позволит сделать это даже неопытным пользователям.
3. Следует отметить, что для работы также требуется ViPNet CSP. Это программное обеспечение для цифровой подписи работает только вместе с ним. Есть такой же официальный ресурс. Все действия аналогичны предыдущим. На этапе открытия вам необходимо будет зарегистрировать утилиту. Это можно сделать, следуя инструкциям в открывающихся диалоговых окнах.

После этих действий, которые не заставят себя долго ждать, станет доступна лицензионная программа со всеми доступными функциями. При первом запуске вам потребуется настройка, которая также является интуитивно понятной, и для нее также есть подробные инструкции. Главное, указать справку, с которой будут выполняться работы. Для этого зайдите в настройки, выберите «Установить», затем укажите имя. Для этого нужно вставить флешку с ней в компьютер. Осталось добавить ресурсы и создать.

Как ставить электронную подпись на документ с КриптоАРМ

Из официального источника, следуя инструкциям, скачайте эту утилиту и установите на свой компьютер. Удобство программы в том, что ее не нужно запускать отдельно. В специальном меню появляется иконка с предложением вставить ЭЦП. Его можно отобразить, щелкнув правой кнопкой мыши документ, который вы хотите подписать. При наведении указателя мыши на CryptoARM откроется окно, в котором мы выбираем, что делать:

• подписать;
• зашифровать;
• расшифровать.

В этом случае мы подпишем и отметим эту опцию соответствующим образом. Далее откроется мастер создания ЭЦП, который будет включать 5 шагов. Не пугайтесь, они быстрые, простые и не займут больше пары минут:

1. Выбор файла. В окне будет показан именно тот вариант, который мы щелкнули правой кнопкой мыши. Предлагается добавить сюда еще, если вам нужно создать цифровые подписи для нескольких карт. Есть кнопка просмотра, которая позволит вам выбрать именно то, что вам нужно.
2. Формат. Кодировку легко пометить вручную или по умолчанию.
3. Параметры. Вам необходимо решить, нужно ли оформлять страховку или оформлять отдельно.
4. Сертификат. Из доступных выберите тот, который принадлежит человеку, создавшему подпись.
5. Завершение. Программа предоставит вам сводку того, что вы выбрали на предыдущих шагах. Следует проверить, все ли соответствует требованиям, после чего завершить работу мастером — «Готово».

На этом работа с утилитой завершена, ЭЦП создана, ее можно отправлять в необходимые инстанции.

Если установлена программа Adobe Acrobat

Для начала необходимо установить КриптоПро PDF. Далее вам нужно открыть программы для чтения файлов PDF и настройки параметров. Для этого в верхнем пункте меню найдите «Правка», «Настройки», затем — «Подписи», где следует указать ранее установленный модуль.

Позже в документе на вкладке «Инструменты» выберите «Сертификаты» и установите тип. После этого можно наносить цифровую картину. При первом использовании могут открываться дополнительные окна. Если они содержат предложение о перетаскивании прямоугольника, нажмите эту кнопку. В следующем, предлагающем сохранить сертифицированный файл pdf, нажмите ОК. Далее вам необходимо определить область, в которой будут видны символы с цифровой кодировкой. В следующем открывшемся окне будет список доступных электронных сертификатов, выбираем нужный и еще раз нажимаем ОК. В последнем диалоге соглашаемся с предложениями и подписываемся.

Как подписывают договора ЭЦП, если установлена программа Adobe Reader

Первые шаги аналогичны предыдущему варианту, меняется только финальная подпись, нужно выбрать «Заполнить и войти». Далее идет вкладка, в которой написано о работе с сертификатами, а потом, по сути, ставится подпись.

За счет чего обеспечивается юридическая сила электронного документа

Я думаю, что всем известен термин «юридическая сила документа». И для бумаги, и для электроники это доказательная сила во всех государственных органах.

Юридическую силу электронного документа, как и бумажного, придает обязательное наличие некоторых требований:

• название типа документа (без букв);
• номер документа;
• название организации или имя автора документа;
• дата документа;
• место разработки, публикации, принятия или подписания;
• подпись.

Конечно, когда мы говорим о подписи, мы имеем в виду электронную подпись. Именно она гарантирует целостность и подлинность документа. Кроме того, есть нюансы по обеспечению юридической силы оформленных и неформализованных документов. Следовательно, неформализованные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, уже являются легитимными. Формализованные электронные документы приобретают легитимность, если они подписаны квалифицированной электронной подписью и вы, как налогоплательщик, присоединяетесь к правилам обмена.

Кроме того, еще одним важным фактором обеспечения юридической силы документа является право автора создавать и подписывать документы.

Пожалуй, самым известным примером признания судами легитимности электронных документов является решение Волго-Вятского районного суда по делу № А43-5226 / 2010. Истец настаивал на взыскании с ответчика задолженности за неоплаченный товар. Однако ответчик счел электронные документы, подписанные электронной подписью, недействительными. Однако между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором прямо предусматривалась возможность использования электронного документооборота посредством электронных подписей. Суд установил, что первичные документы составлены по правилам и подписаны уполномоченным лицом. Нужно ли мне уточнять, кто выиграл дело?

Простая электронная подпись

Технически это реализуется путем авторизации в СЭД с использованием логина и пароля (они действуют как «ключ»), так что любое действие пользователя — согласование документа или подтверждение того, что он знаком с документом — регистрируется в системе. Этот, на первый взгляд, очень простой прием позволяет наладить быстрый обмен документами внутри компании, ускорить согласование, подпись, ознакомление с документами без оформления документов и ненужных набегов с листами бумаги из одного офиса в другой.

Случай из практики.

Дмитрий Сердюченко, эксперт DigitalDesign, руководитель проекта, говорит:

Не все будут беспокоиться о точных расчетах: сколько времени уйдет на «возню» с документами, потому что это вроде бы сопровождает основную деятельность и не занимает много времени. Но ИТ-директор топливно-энергетической компании попросил нас подсчитать время, которое они тратят на оформление документов, и обосновать, почему мы должны ввести электронную подпись. Тщательно изучив его распорядок дня, мы подсчитали время, которое он уделяет перемещению, утверждению и другим действиям, связанным с утверждением документов. По нашим подсчетам, в среднем компания платила только ИТ-директору около 100 000 рублей в год за время «пережить агонию». Увидев такие индикаторы, ИТ-директор сразу же начал проект по внедрению СЭД с использованием простой электронной подписи. Он лично контролировал каждый этап проекта, разрабатывал подробные регламенты и буквально не оставлял своим коллегам возможности работать с бумагой, отказываясь принимать бумажные документы, поступавшие в его отдел. Стоит отметить, что это очень эффективная мера: коллеги постепенно начали замечать преимущества EP.

Обязательным условием выполнения такой подписи является подготовка нормативных документов. Это самый важный и сложный этап, так как необходимо отразить и прописать все действия: какие документы в соответствии с Административным регламентом или иным нормативным актом можно «подписать», «согласовать», с какими «ознакомить» «с использованием электронной подписи. Кроме того, возможность использования электронной подписи вместо собственноручной подписи в электронных документах должна быть четко оговорена в трудовом договоре с работником. То есть после авторизации сотрудника в системе все его действия фиксируются, а кроме того, в процессе можно продемонстрировать факт ознакомления с документами, содержащимися в СЭД, или выполнение определенных действий в системе. Но правовые последствия таких действий для работника и работодателя наступят только в том случае, если компания приняла в установленном порядке локальный акт, регулирующий использование СЭД, а также вытекающие из этого права и обязанности сотрудников и работодателя.

Из практики:

На сегодняшний день существует немного примеров судебной практики по спорам между компанией, внедрившей СЭД и ЭЦП, со своими сотрудниками. Но это остается примером того, как можно обнаружить несоблюдение законодательства об использовании электронной подписи. На сайте «Судебные и нормативные акты Российской Федерации» опубликовано решение суда по делу, в котором сотрудник пытался обжаловать дисциплинарное взыскание в связи с ненадлежащим исполнением служебных обязанностей. «Невыполнение» обязательств выразилось в незнании приказов инспекции, передаваемых через компьютеризированную систему документооборота. Суд признал необоснованными претензии сотрудника о том, что заказ не поступил в почтовое отделение, так как благодаря карточке документа в СЭД можно было восстановить хронологию событий и доказать, что этот документ был отправлен через СЭД на адрес все сотрудники инспекции.

Для чего можно использовать простой ЭС:

• соглашение о документах
• утверждение внутренних документов
• оформление документов
• утверждение постановлений
• знаком с документами и постановлениями

Кому будет выгодно:

• все сотрудники организации

Требуемая инфраструктура:

• САС
• Домен (если авторизация в СЭД основана на учетной записи пользователя домена)

Остаток средств:

• Внедрение СЭД (если СЭД не внедрена в организации)
• Модификация СЭД (при внедрении СЭД в организации)
• Поддержка и администрирование СЭД
• Разработка нормативных документов по использованию электронной подписи

Где получать КЭП с 1 января 2022 года

Список аккредитованных центров сертификации

С 1 января 2022 года индивидуальные предприниматели и юридические лица, не выдающие займы и не являющиеся финансовыми организациями, смогут получить КЭП только в налоговой инспекции или ее доверительных удостоверяющих центрах (п. 14 ст. 1 закона 476-ФЗ).

Сертификационные центры, получившие аккредитацию по закону 476-ФЗ, смогут стать надежными. Налоговые органы пока не опубликовали свой список. Следите за обновлениями на сайте ФНС.

Налоговая служба выдает подпись как индивидуальному предпринимателю, так и юридическому лицу. Эту подпись может использовать только один предприниматель или руководитель компании. Для подписания документов отдельного владельца бизнеса или организации сотрудникам потребуются индивидуальные подписи и электронные доверенности.

Список подразделений ФНС в регионах, где можно получить электронную подпись

Сертификаты CEP будут выдаваться физическим лицам аккредитованными сертификационными центрами. В подписи человека указано полное имя его владельца, поэтому вы всегда можете увидеть, кто именно подписал документ — вы или ваш сотрудник.

Список аккредитованных центров сертификации

Доверенность должна будет соответствовать требованиям Минфина РФ: они вступят в силу с 1 января 2022 года. Индивидуальные предприниматели и руководители компаний подпишут доверенности со своими КЭП.

Проект постановления Министерства Российской Федерации «Об утверждении требований к формам доверенностей, используемых для подтверждения полномочий в электронной форме»

Индивидуальные предприниматели и организации, выдающие кредиты или занимающиеся финансированием, получат КЭП в ЦБ РФ.

Воспользоваться веб-сервисами

Самый современный вариант — через веб-документ. Он не требует длительных загрузок и установки программного обеспечения на персональный компьютер, защищает от угрозы заражения вирусами при загрузке с посторонних ресурсов, не занимает дополнительного места и сделает работу с любым типом файлов максимально комфортной.

Для этого воспользуйтесь сетевым сервисом Contour.Crypto. Через него легко выполняются все те же функции, что и штатными утилитами:

• проверить подлинность;
• зашифровать;
• получить стенограмму.

Особенно удобно, что, как и при использовании программы на компьютере, можно подписывать целые файловые архивы, а не отдельные страницы. Кроме того, эта функция также оснащена функцией коллективной подписи, при которой создание цифрового ключа будет включать в себя сертификацию двух или более человек. Например, когда требуется подписать документы генеральным директором и бухгалтером. Вам не нужно открываться и успокаивать всех, вы можете сделать все сразу.

Начать:

• зарегистрироваться на официальном сайте;
• затем начнется автоматическая загрузка и установка модуля, которая займет несколько секунд.

Затем откройте расширение и загрузите туда необходимые файлы размером до 100 МБ.

Веб-сервис совместим только с Microsoft Windows, проверка доступна в любой программе KSZI.

Сравнение программного обеспечения

НА	КриптоПро	КриптоАРМ	Outline.Crypto
Цена	Оплаченный	Бесплатный пробный период	Совершенно бесплатно
С какими форматами работает	Word, Excel, PDF	Все	Что бы ни
Коллективная подпись	Доступный	Там есть	Вы можете создать
Размер документа	Что бы ни	Нет ограничений только на лицензионные версии	100 Мб
Визуализация	Прикрепленный и отсоединенный	Встроенный и отдельный файл	Добавляйте только документ с расширением .sig
Медицинский осмотр	Бесплатно	Только при покупке лицензии	Там есть
Расшифровка	Доступный	Оплаченный	Его можно использовать без ограничений

Следовательно, если вам нужно подписать небольшие файлы, нет особых требований, чтобы определить, подключена ли подпись или отключена, наиболее удобным вариантом будет веб-плагин Kontur.Krypto. Его можно открыть в любом браузере, использование всех функций бесплатное. Для сложных операций подойдет лицензионная версия CryptoARM.